Quản lý contact
Các khách hàng của doanh nghiệp nơi bạn công tác đang không được quản lý một cách có hệ thống, nằm rải rác ở nhiều nơi?
Mỗi lần gửi email marketing đến khách hàng, có phải bạn phải tốn nhiều thời gian để sắp xếp lại danh sách tất cả các khách hàng cần gửi?
Phải dành nhiều thời gian để sắp xếp lại thông tin khách hàng vì không lưu trữ các thông tin liên hệ một cách có hệ thống sẽ khiến doanh nghiệp không thể gửi đến khách hàng hoặc người dùng tiềm năng những thông điệp đúng ngữ cảnh nhất.
Những contact mà doanh nghiệp đang quản lý có ý nghĩa lớn với tất cả các bộ phận của doanh nghiệp, không riêng bất kỳ bộ phận marketing hay sales. Mỗi contact đại diện cho một khách hàng thật. Và nhiệm vụ của doanh nghiệp là cung cấp những giá trị đến với những contact đó. Những giá trị này chính là sản phẩm, dịch vụ có ý nghĩa, giải quyết được vấn đề của người dùng tại bất kỳ thời điểm nào mà họ cần đến. Và điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Tuy vậy, để cung cấp được những giá trị nói trên cho những contact thì doanh nghiệp cần biết rất nhiều thông tin và hiểu rõ được nhu cầu của người nhận. Và để phát triển, doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp cho phép toàn thể doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhất có thể.
Lúc này, sự xuất hiện của quản lý contact và phân đoạn contact sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề vừa nêu trên.
Quản lý contact là gì
Quản lý contact là chiến lược tập trung vào việc sử dụng chương trình phần mềm hoặc công cụ (HubSpot, Mautic, …) để lưu trữ và truy vấn thông tin khách hàng của doanh nghiệp. Thông tin khách hàng có thể bao gồm tên, lịch sử truy cập, địa chỉ email, số điện thoại …
Chiến lược quản lý contact
Chiến lược quản lý contact được xây dựng dựa trên dữ liệu contact của doanh nghiệp và chiến lược này giúp theo dõi tình trạng của tất cả các khách hàng hoặc công ty có mối liên hệ kinh doanh với doanh nghiệp.
Việc kết hợp giữa dữ liệu với chiến lược quản lý contact sẽ giúp doanh nghiệp nhìn được bức tranh tổng thể của từng contact. Đồng thời, sự kết hợp này còn giúp doanh nghiệp tổ chức lại hệ thống dữ liệu các thông tin khách hàng, giúp cho dữ liệu luôn được cập nhật và chất lượng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tích hợp dữ liệu vào những công cụ khác để phục vụ cho việc quản lý, phân tích thông tin nhằm phát triển doanh nghiệp.
Phân đoạn contact trong email marketing
Từng đề cập trong những chuỗi bài viết về Inbound và email marketing trước đó, Inbound là sự kết hợp tuyệt vời giữa ngữ cảnh và nội dung. Nếu doanh nghiệp phân phối những nội dung chất lượng đến với người dùng nhưng không đúng ngữ cảnh thì xem như vô nghĩa.
Vì vậy, phân đoạn giúp doanh nghiệp gửi đúng thông điệp đến đúng ngữ cảnh của từng khách hàng. Trong bài Email Marketing quan trọng thế nào đã phân tích khá chi tiết về phân đoạn contact. Bài viết đã chỉ ra khái niệm của sự phân đoạn, nguyên nhân cần phân đoạn contact cũng như lợi ích của việc này.
Do vậy, trong bài này, Digit Matter sẽ chia sẻ về việc chia nhỏ nhóm contact và làm sạch dữ liệu.
Cách phân đoạn contact trong email marketing
Doanh nghiệp thường dựa vào những đặc điểm tương đồng để chia danh sách toàn bộ các contact thành những nhóm nhỏ. Chẳng hạn, những contact có tham gia sự kiện ra mắt sản phẩm mới gần đây nhất, hoặc những contact có đăng ký lớp học online … Việc chia nhỏ contact thành nhiều nhóm khác nhau giúp doanh nghiệp hiểu hơn về nhu cầu của người dùng tiềm năng hay khách hàng, từ đó đưa ra những thông điệp truyền tải với nội dung có liên quan nhiều hơn đến nhu cầu của người nhận.
Một khi nhận được email đề cập đến những vấn đề mà chính người dùng đang quan tâm, họ sẽ tương tác với nội dung email trên chẳng hạn như nhấp vào link xem thêm hoặc điền form đăng ký hay thậm chí liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp bằng cách trả lời trên chính email đó hoặc thông qua số điện thoại có đính kèm trong email.
Không phải tất cả người dùng đều tương tác với email mà họ nhận được. Do đó, để thu hút được sự chú ý của người dùng và khiến họ tương tác qua email hay thậm chí trở thành khách hàng nhờ vào email là không hề dễ. Thế giới thay đổi và phát triển hàng ngày, điều này tác động trực tiếp lên hành vi của người dùng, vì vậy, doanh nghiệp càng cung cấp sát sao những giải pháp giải quyết được vấn đề của người dùng thông qua nội dung chất lượng và có giá trị thì càng được người dùng tin tưởng đón nhận, doanh nghiệp sẽ tồn tại và tăng trưởng.
Làm sạch dữ liệu
Mỗi năm, có khoảng 22.5% dữ liệu bị xuống cấp, không còn giữ được chất lượng như ban đầu. Do vậy, doanh nghiệp cần làm sạch dữ liệu định kỳ hàng tháng/ hàng quý/ hàng năm để đảm bảo dữ liệu contact khách hàng chất lượng và luôn trong tình trạng sẵn sàng được sử dụng bất cứ thời điểm nào.
Dữ liệu sạch giúp doanh nghiệp tạo ra những cuộc conversation có giá trị, đúng ngữ cảnh với khách hàng.
Trên đây là bài chia sẻ của Digit Matter về tầm quan trọng của quản lý contact và phân đoạn contact. Người dùng sẽ chỉ yêu thích và tương tác với những email có giá trị với họ, đó là những email được kết hợp giữa nội dung thu hút với một chiến lược quản lý contact và phân đoạn ngữ cảnh phù hợp.
